Pacific Pros busca un Asistente Administrativo IV para Proyectos de Construcción para ser representante del Aeropuerto Mundial de Los Ángeles (LAWA). El Asistente Administrativo IV proporcionará un apoyo administrativo integral a los supervisores del proyecto y al personal de inspección. Este puesto requiere un alto nivel de organización, comunicación y dominio de los programas de Microsoft para garantizar operaciones eficientes y efectivas.
Lugar de trabajo: LAWA ha exigido que los candidatos sean locales para este puesto.
Región: Los Ángeles, CA
Estado: Trabajo presencial a tiempo completo.
Apertura: primavera 2025, inmediata
Funciones generales
Prepara la correspondencia, mantiene calendarios, organiza y coordina reuniones, toma actas de reuniones, copia y escanea documentos, registra información, rastrea documentos, gestiona llamadas telefónicas, saluda y asiste a los visitantes. Otras funciones incluyen el apoyo a proyectos en cuanto al control de documentos, controles de proyectos, procesos financieros, creación de informes y presentaciones en PowerPoint.
Funciones esenciales para este puesto
Las funciones para este puesto incluyen, pero no se limitan a, las siguientes:
- Prepara materiales escritos y correspondencia.
- Gestionar los calendarios para los supervisores de proyectos y el personal de inspección.
- Coordina reuniones, prepara las agendas y toma actas de las reuniones.
- Copia y escanea los documentos según sea necesario.
- Mantén registros y documentación de proyectos.
- Atender las llamadas, saludar a los visitantes y ayudarles.
- Apoyar la comunicación con los supervisores de proyectos y el personal de inspección para el control documental.
- Haz un seguimiento de los documentos financieros para presupuestar.
- Gestionar las tareas de oficina y apoyar al personal de inspección, incluidos los suministros de oficina.
- Actúa como enlace entre los inspectores y la gestión de proyectos/control documental.
- Coordinar reuniones de inspectores con contratistas y partes interesadas, incluyendo reuniones de seguridad quincenales.
- Organizar los sistemas de archivo desde la preconstrucción hasta el cierre del proyecto.
- Asegúrese de que los documentos emitidos por la inspección se mantengan y cumplan con los documentos contractuales y los requisitos de LAWA.
Conocimiento de hardware/software
- Conocimiento del software de información de gestión de proyectos utilizado para inspección/control de documentos (por ejemplo, PM Web, Adobe Pro, Bluebeam, etc.).
- Domina Microsoft Office y software de gestión para crear registros y gráficos (Excel, Word, PowerPoint, SharePoint, etc.).
Cualificaciones requeridas
- Autorización de empleo en EE. UU. sin necesidad de patrocinio
- Ver Requisitos de Educación/Formación
- Excelentes habilidades de comunicación escrita y oral
- Un permiso de conducir válido y cumplimiento de la Política de Vehículos de PACIFIC
- 3+ Referencias de clientes
- Años y experiencia mínimos: 10 años o más de experiencia como asistente administrativo
Nivel de experiencia profesional/Otras cualificaciones
- 10 años o más de experiencia como asistente administrativo
- Colabora bien con otros y reporta directamente a los inspectores SCI y PCI.
- Escribe y comunícate con claridad.
- Proporcionar informes precisos y oportunos y sugerir mejoras.
- Sólidas habilidades organizativas en un entorno acelerado.
- Se prefiere experiencia con LAWA para interactuar con LAWA, departamentos municipales, contratistas y aerolíneas
Nivel mínimo de educación
Registro/Certificación
- Se prefiere la certificación Planning and Scheduling Professional (PSP).
Requisitos/notas específicas de los elementos
- Puede asumir otras funciones según sea necesario o necesario
- Quizá se requiere trabajar en varios turnos según sea necesario
- El candidato debe superar la verificación de antecedentes federal y se requerirá la insignia LAWA
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LAWA ha exigido que los candidatos sean locales para este puesto.
